できる人が実践している派遣の仕事を引き継ぐときのポイント

派遣社員にとって仕事の引き継ぎは常に発生することで、自分が誰かに引き継ぎをすることもあれば、誰かの仕事を引き継ぐこともありますよね。そういうときに、仕事ができる人とそうでない人がはっきりと差が出てしまいます。

ここではそんな、「仕事の引き継ぎをするとき」「仕事の引き継ぎをされるとき」それぞれのポイントについて詳しくご紹介していきます。

目次

自分の仕事を引き継ぐときのポイント

それではまず、派遣契約が終了して自分の仕事を後任に引き継ぐときのポイントについてご紹介していきます。

  • 自分のしていた仕事をリストアップする
  • 業務引継書にリストアップされた内容について詳細を記載
  • 担当者や上司にも業務引継書を渡しておく
  • 最終出社日の3日前までに終わらせる

自分の引き継ぎをするときには、この4点を抑えておきましょう。それぞれのポイントについて詳しく説明していきます。

自分のしていた仕事をリストアップする

引き継ぎをするといっても、何から手を付けていいのか分からないかと思います。そこで、まずは自分の仕事をリストアップすることから始めましょう。

  • 現在進行系で行っている仕事
  • 半年以内に行っていた仕事
  • 仕事以外で行っていた雑務

自分の行っていた仕事をこの3つに分けて、思いつくものをすべて書き出してみましょう。この段階では仕事の重要度などは気にしなくて構いません。とにかく漏れのないように小さな仕事でも書き出してください。

業務引継書にリストアップされた内容について詳細を記載

リストアップしたら、次はそれらの内容について業務引継書を作成しましょう。できれば1案件につき、A4サイズ1枚にまとめてください。

  • 担当者
  • 業務の目的
  • 業務の作業手順
  • 過去にあったトラブル事例
  • 書類の保管場所

まずは派遣先の誰が担当者(責任者)なのかを明記しておきましょう。関わりのある人の名前をすべて書き出してください。後任の方が、困ったときに誰に相談すればいいのか分かるようになっていればOKです。

業務の手順を書くのはもちろんですが、そのために「何のための仕事」なのか、その目的も書き出しておきましょう。慣れてしまうと「分かって当然」のことも、初めての人にはまったく未知の話だったりします。

業務の目的をしっかりと書き出してから、その業務をどのような手順で行えばいいのかを、できるだけ詳しく書き出しましょう。手順ですので、箇条書きになっていると伝わりやすい書類になります。

その業務を行う上でトラブルが発生した場合には、それも記載しておきましょう。トラブルの内容と解決方法を書いておけばOKです。

また、業務に関する資料などがあれば、どこに何を保管しているかを書き出しておいてください。ファイルなら棚の場所、データなら保存先フォルダとファイル名を書いておいてください。

担当者や上司にも業務引継書を渡しておく

最初にリストアップした紙は清書して、目次になるようにA4用紙1枚にまとめておきましょう。

  • 表紙
  • 目次
  • 業務ごとの引き継ぎ内容

これをセットにして業務引継書を作成し、それをベースにして引継作業を行いましょう。引き継ぎをする過程で気づいたことがあれば、業務引継書に朱書きしておきましょう。

最後に修正内容や追加内容を加えて修正版を作成し、それを後任の方に渡しておきましょう。担当者や上司にも渡しておくと、仮に後任の派遣社員がすぐにやめてしまっても、滞りなく次の派遣社員への引き継ぎができます。

最終出社日の3日前までに終わらせる

引き継ぎは、最終出社日の3日前までに終わらせてください。残りの数日は自分が何もしなくても仕事が回っているか確認するだけでOKです。タイミングをみて自分の机周りを片付けたり、お世話になった人への挨拶回りに時間を使いましょう。

もちろん、何かあったときにはすぐに対応してあげましょう。最後の1日までお給料をもらって働いているわけですから、できることは後任に任せつつも、頼まれた仕事はきちんとこなして終わりにしましょう。

自分が仕事を引き継ぐときのポイント

新しい派遣先に入ったときに、必ずしもきちんとした業務引継書が用意されているとは限りません。むしろ書類もなく、前任者もすでにいないというケースのほうが多いかと思います。

そういうときこそ、派遣社員としての自分をPRするチャンスだと考えてください。間違っても業務引継書がないことへの不満は漏らさないようにしましょう。与えられた環境でベストを尽くしてこその派遣社員です。

どのような状況で引き継ぐにしても、前任者と同等かそれ以上の結果を出せるように心掛けてください。その心構えがあるかないかで、周りからの評価が大きく変わってきます。

  • 分からないことは「分からない」と伝える
  • 自分のスキルが足りていない部分は隠さない
  • 疑問に感じたことは質問する
  • 低姿勢で対応すること

自分が引き継ぐ場合にはこの4点を頭に入れておきましょう。それぞれのポイントを説明します。

分からないことは「分からない」と伝える

まず引き継ぎをしてもらうときに、前任者の説明が分からないときには、必ず「分からない」と伝えましょう。理解できていないのに、分かったふりをするのが1番よくありません。

ただし「分からない」とそのまま伝えると、相手が不快に感じてしまいます。「こういうことでしょうか」と、自分なりの解釈を添えて伝えてください。そうすることで、相手も何が伝わっていて、何が伝わっていないのかを把握してくれます。

自分のスキルが足りていない部分は隠さない

ソフトの操作などで、自分のスキル不足で出来そうにないことがあるなら、それもきちんと伝えてください。エクセルのマクロなど、ある程度知識がないと対応できないような技術もあります。

そういうときに、出来ないと伝えると評価が下がるのではないかと不安になるかもしれませんが、派遣先にしてもどのようなスキルを持っているのかきちんと把握することも重要です。

引き継ぎを完璧にすることは重要ですが、スキル不足でできないことは仕方のないことです。自分を良く見せたいという気負いはいりませんので、できないことはできないと伝えてください。

疑問に感じたことは質問する

分からないことはとにかく質問です。これは引き継ぎ以外の仕事でも同じです。嫌われてもいいから、空気を読まずにどんどん質問してください。最初の1ヶ月くらいは大目に見てもらえます。

質問するときは必ずメモ帳を持っていきましょう。口頭で確認しただけでは確実に忘れてしまいます。

積極的に質問するのはいいことですが、同じ質問を2回するのはNGです。メモも取らずに同じ質問を2回以上したら、「使えないやつ」というレッテルを貼られてしまいますので気をつけてください。

低姿勢で対応すること

相手がどんな人であっても、引き継ぎを受けるときは自分が学ぶ側です。もし前任者が年下であったとしても、必ず低姿勢で話を聞くようにしましょう。それは引き継ぎを受けるときの最低限のマナーです。

教えてくれる人にいい気分になってもらわないと、正しい引き継ぎはできません。引き継ぎは自分1人ではできない作業ですので、大事なことを教えてもらえなかったなんてことのないように、自分の立場をよく考えて教えてもらいましょう。

まとめ

派遣契約期間が終了したとき、派遣先のことなんて知らないといって、きちんと引き継ぎをしないまま辞めてしまう人もいますが、それは派遣会社の担当者にも伝わってしまいます。

後任の方のことを考えて、きちんと業務引継書を作成して終われば、それはプラスに評価してもらえますし、次の派遣先を見つけてもらいやすくなります。

また、新しい職場での引き継ぎは、どれくらいの実力があるのかを試されている場でもあります。ただし、そこでの評価を気にするのではなく、分からないことは分からない、出来ないことは出来ないときちんと伝えるようにしましょう。

分かったふりをして中途半端な引き継ぎになるのが1番いけません。自分が引き継ぎをする側でも同様です。仕事はきちんと繋げていく。必要とされる派遣社員になりたいのであれば、その感覚を忘れないようにしましょう。

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